Cierras la contabilidad del trimestre y dudas si ya puedes borrar las facturas antiguas. En España, las facturas vinculadas a impuestos se conservan por regla general durante cuatro años, aunque esa respuesta se queda corta para parte de la documentación de un negocio.
El plazo depende de para qué sirve cada factura
- Cuenta desde el plazo de la declaración relacionada con la factura, no automáticamente desde el día de emisión.
- Separa la obligación fiscal de la mercantil: pueden aplicarse plazos distintos a una misma documentación.
- Conserva los justificantes de inversiones mientras siga abierto el periodo de regularización que les corresponda.
- Guarda la factura de una compra personal mientras pueda servir para reclamar una falta de conformidad.
Los cuatro años fiscales no siempre empiezan el día de la factura
Una factura de mayo puede formar parte de una declaración presentada semanas después. Por eso, el plazo fiscal no se calcula sin más mirando la fecha impresa en el documento: el artículo 67 de la Ley General Tributaria sitúa el inicio del cómputo, en el caso de la Administración, en el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente.
La Agencia Tributaria indica que las facturas recibidas y las copias de las emitidas deben conservarse durante el plazo general de prescripción de cuatro años. La confusión aparece al tomar ese plazo como permiso para eliminar toda la carpeta del negocio: hay obligaciones mercantiles y supuestos fiscales especiales que pueden exigir más tiempo.
Para un negocio, seis años pueden ser la referencia más prudente
Una pyme puede cumplir el plazo tributario y, aun así, tener que guardar documentación por otra obligación. El artículo 30 del Código de Comercio exige conservar durante seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, contados desde el último asiento realizado en los libros.
Mi criterio práctico es archivar junta la factura y su soporte contable durante ese plazo mercantil, y no borrar documentos solo porque haya pasado el periodo fiscal general. El cese de la actividad tampoco elimina por sí mismo el deber de conservación previsto en ese artículo.
Una inversión puede alargar la conservación de sus facturas
La compra de un bien de inversión puede tener un recorrido fiscal mayor que un gasto corriente. El artículo 107 de la Ley del IVA prevé regularizar las deducciones de esos bienes durante los cuatro años naturales siguientes al de su adquisición; si empiezan a utilizarse más tarde, el cómputo se ajusta al año en que comienza su uso y a los cuatro siguientes.
La regla de decisión es sencilla: si la factura documenta una compra corriente, aplica los plazos generales que correspondan; si justifica un bien cuya deducción de IVA está sujeta a regularización, conserva el documento durante ese periodo y los cuatro años posteriores. Por ejemplo, una factura de maquinaria no debería archivarse igual que una factura de papelería si la deducción de la primera aún puede regularizarse.
Si llega una comprobación, no destruyas los documentos afectados
Una notificación de Hacienda cambia la decisión práctica aunque creas que el plazo ordinario ya venció. Si la Administración inicia una actuación relacionada con una declaración o una deducción, conserva las facturas y justificantes que puedan estar vinculados al expediente hasta que termine el procedimiento y se resuelvan, en su caso, los recursos.
| Situación | Qué puede ocurrir | Qué hacer |
|---|---|---|
| Factura asociada a una declaración aún dentro de plazo | La Administración todavía puede comprobar la obligación tributaria. | Consérvala junto con la declaración y el justificante de pago. |
| Factura de un bien de inversión | La deducción puede estar sujeta a regularización. | Identifícala como inversión y conserva también los datos de inicio de uso. |
| Notificación o procedimiento abierto | La fecha ordinaria de archivo deja de ser una guía suficiente para ese expediente. | Guarda la documentación relacionada hasta el cierre del trámite y consulta con asesoría fiscal. |
| Factura de una compra personal con un defecto | Puede servir para acreditar cuándo y a quién se compró el bien. | Guárdala mientras puedas necesitarla para reclamar. |
Si la factura acredita bases o cuotas pendientes de compensación, hay otro matiz: la Ley General Tributaria permite comprobarlas durante un plazo de diez años desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron. No significa que toda factura deba guardarse siempre diez años; sí aconseja conservar los justificantes de las cantidades pendientes mientras puedan ser objeto de comprobación.
Una factura de consumo también puede servir después de pagar
Para una compra personal, la factura no suele guardarse por la obligación contable de una empresa, pero puede ser la prueba que necesitas si el producto falla. El artículo 120 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios establece un plazo de responsabilidad por faltas de conformidad de tres años desde la entrega para bienes nuevos; para bienes de segunda mano se puede pactar un plazo menor, que no baje de un año.
El plazo de garantía y el fiscal responden a preguntas distintas. Si compras un ordenador para uso personal, conserva el justificante mientras pueda respaldar una reclamación; si compras equipos para tu actividad, archívalos también según las obligaciones fiscales y mercantiles que correspondan.
Archiva pensando en el uso futuro de cada documento
Una carpeta digital funciona si las facturas siguen siendo legibles, íntegras y accesibles durante todo el periodo aplicable. Guarda el archivo original, una copia de seguridad y una estructura que permita localizarlo por ejercicio, proveedor o número de factura; un PDF perdido en una bandeja de entrada no es un archivo útil.
Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal o jurídico. Si tienes un procedimiento abierto, una deducción pendiente o una inversión con regularización, consulta el caso con una asesoría antes de eliminar documentos.