Acabas de terminar un trabajo para una empresa y toca cobrarlo: una factura clara evita que el cliente tenga que pedirte cambios antes de pagar. Para hacerla, identifica a las dos partes, describe el servicio y calcula los impuestos que correspondan, aunque el tipo de IVA y la retención dependen de la operación.
Una factura clara identifica la operación y deja el importe final sin dudas
- Identificación: incluye los datos fiscales de quien factura y de quien recibe la factura.
- Numeración: asigna números correlativos dentro de cada serie y reserva una serie para las rectificativas.
- Impuestos: separa base imponible, IVA y, cuando proceda, retención de IRPF.
- Correcciones: si la factura ya se emitió, corrígela con una rectificativa y conserva el vínculo con la original.
- Software: revisa que tu sistema se adapte a los plazos de Veri*Factu que te correspondan.
Los datos que hacen que una factura se entienda de un vistazo
El error que más complica un cobro suele parecer pequeño: una descripción vaga o un número duplicado. El artículo 6 del Reglamento de facturación exige, entre otros datos, número y serie, fecha de expedición, identificación fiscal y domicilio de emisor y destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota desglosada.
En la práctica, añade también la fecha del servicio si no coincide con la de emisión y cualquier mención fiscal que corresponda, como la exención o la inversión del sujeto pasivo. El IBAN y la fecha de vencimiento ayudan al cliente a pagar, aunque no sustituyen los datos obligatorios.
Organiza la numeración de forma correlativa, por ejemplo, con una serie anual como «2026-001». Si trabajas con varias actividades o emites facturas simplificadas, usa series separadas cuando corresponda; una factura rectificativa también necesita su propia serie.
Una factura de 1.000 euros puede dejar 1.060 euros por cobrar
Una base de 1.000 euros no siempre coincide con el importe que paga el cliente. Para una prestación profesional sujeta al IVA general y facturada a una empresa, el ejemplo queda así si corresponde aplicar el 21 % de IVA y la retención profesional general del 15 %:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000 € |
| IVA del 21 % | +210 € |
| Retención de IRPF del 15 % | -150 € |
| Total que abona el cliente | 1.060 € |
La retención la ingresa el cliente en Hacienda como pago a cuenta del IRPF de quien presta el servicio. La Agencia Tributaria indica que el tipo general para rendimientos profesionales es del 15 %; para ciertos inicios de actividad puede aplicarse el 7 % durante el período de inicio y los dos siguientes, si se cumplen las condiciones. No copies estos porcentajes a cualquier factura: un servicio exento, otra actividad o una venta de bienes pueden cambiar el tratamiento.
Yo separaría siempre estos conceptos en líneas distintas: así el cliente ve cuánto corresponde al servicio, cuánto al IVA y qué cantidad retiene. La factura documenta la operación, pero no convierte automáticamente todo el importe cobrado en dinero disponible.
La factura simplificada depende del importe y del tipo de operación
Un recibo breve puede servir en ciertas ventas, pero no por el mero hecho de que el negocio sea pequeño. Según la información de facturación de la Agencia Tributaria para 2026, se puede emitir factura simplificada si el total no supera 400 euros, IVA incluido; el límite llega a 3.000 euros solo en operaciones concretas, como restauración, transporte de personas, peluquería o ventas al por menor.
La regla práctica es sencilla: si el total supera 400 euros, comprueba si la actividad está entre las excepciones autorizadas hasta 3.000 euros. Si no lo está, emite factura completa. Y si el cliente necesita justificar un gasto empresarial, una factura completa con sus datos fiscales suele ser la opción más útil.
Si detectas un error después de enviarla, emite una rectificativa
Una vez enviada, no edites el archivo original para sustituirlo silenciosamente. La rectificativa debe identificar la factura afectada, explicar qué se corrige y expresar los importes rectificados; emítela cuando detectes el error y conserva ambos documentos.
| Situación | Posible consecuencia | Qué hacer |
|---|---|---|
| El NIF o la razón social del cliente son incorrectos | La factura puede no identificar correctamente al destinatario | Emite una rectificativa vinculada a la original con los datos correctos. |
| Aplicaste un tipo de IVA equivocado | La cuota y el total facturado pueden ser incorrectos | Rectifica base y cuota; revisa también el registro del IVA. |
| Hubo una devolución o un descuento posterior | El importe de la operación cambia | Documenta el ajuste con una rectificativa, salvo que proceda una excepción prevista para el caso. |
| Solo falta indicar cuándo se pagará | El documento puede seguir siendo válido, pero el cobro queda menos claro | Aclara el vencimiento con el cliente; no alteres los datos fiscales emitidos. |
Si el cliente señala un error de identificación, no basta con corregir su ficha para que un PDF ya emitido cambie correctamente: hace falta conservar una pista clara de qué documento se anuló o rectificó y cuál lo sustituye. En situaciones con varias facturas o ajustes de IVA, consulta con una asesoría antes de registrar la corrección.
Veri*Factu cambia el calendario de adaptación del software
Elegir una plantilla o un programa también exige pensar en cómo conserva los registros de facturación. El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó los plazos de adaptación de los sistemas informáticos: las entidades contribuyentes del impuesto sobre sociedades deben tenerlos adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027.
Eso no significa que cada factura deba enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria. La adaptación afecta al sistema que crea y conserva los registros; pregunta al proveedor qué versión utilizas y qué cambios aplicará. Si facturas poco, un sistema sencillo puede bastar, siempre que mantenga la numeración, evite duplicados y permita recuperar las facturas emitidas.
Antes de enviar la factura, revisa el recorrido del dinero
Una última comprobación evita perseguir un cobro que se retrasó por una cifra confusa: verifica que la base corresponde al presupuesto aceptado, que el IVA y la retención encajan con la operación y que el total a pagar coincide con esos conceptos. Después, guarda la factura con su justificante de envío y marca cuándo vence.
Este texto tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de una persona profesional en materia fiscal. Si tu actividad está exenta, opera con clientes de otros países o aplica un régimen especial, confirma el tratamiento antes de emitir la factura.