Recibes una factura electrónica de un proveedor y el archivo se abre sin problemas, pero eso todavía no confirma que el importe, la identidad del emisor o la firma sean correctos. Para validar una factura electrónica, hay que comprobar varias capas, y el resultado de una prueba técnica puede dejar dudas importantes sin resolver.
Una factura aceptada por el sistema aún puede contener errores
- Firma válida: ayuda a comprobar quién firmó el documento y si se ha alterado.
- Formato correcto: indica que el fichero cumple las reglas técnicas del canal usado.
- Datos comerciales: hay que cotejar NIF, pedido, entrega, impuestos e importe.
- QR de Veri*Factu: sirve para cotejar determinados registros, no para verificar cualquier factura electrónica.
Una firma válida no confirma que la factura sea correcta
Una factura puede superar la comprobación de firma y aun así incluir un precio distinto al pactado o un destinatario equivocado. Yo separo la validación técnica de la revisión contable: responden a preguntas diferentes y ambas hacen falta antes de contabilizar o pagar.
El artículo 8 del Real Decreto 1619/2012 exige que se pueda garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. En la práctica, una firma digital ayuda con la identidad y los cambios posteriores, pero no demuestra que el servicio se haya prestado ni que el importe coincida con el pedido.
Por eso, empieza conservando el archivo original recibido, incluido el XML o el fichero de firma si existe. Si solo guardas una impresión en PDF, puedes perder datos estructurados o elementos necesarios para verificar la firma.
El resultado de cada comprobación apunta a un problema distinto
Un mensaje de error no siempre significa lo mismo. El formato, la firma y el contenido deben revisarse por separado, porque cada control conduce a una solución diferente.
| Situación | Posible causa o efecto | Qué hacer |
|---|---|---|
| El validador rechaza el XML | El fichero puede incumplir el esquema o las reglas del canal de presentación. | Revisa el informe de errores y pide al emisor que genere de nuevo el archivo original. |
| La firma aparece como inválida o no verificable | Puede haber un problema con el certificado, su estado o la integridad del documento. | Comprueba la firma y el certificado con una herramienta de validación; no edites el fichero firmado. |
| El formato y la firma son correctos, pero no coinciden el NIF, el pedido o el importe | La factura puede ser técnicamente válida y estar comercialmente equivocada. | Contrasta los datos con el pedido y la entrega, y comunica la discrepancia al emisor antes del pago. |
| Una factura dirigida a una Administración no se admite en FACe | Puede faltar información requerida por ese registro o estar mal identificada la unidad destinataria. | Usa el validador de FACe para revisar el fichero Facturae y corrige el error que indique el sistema. |
Para facturas estructuradas en formato Facturae, el portal oficial ofrece servicios de validación y visualización. Si se trata de una factura firmada en PDF u otro formato, necesitarás una herramienta que admita ese tipo de firma; pasar un XML por un comprobador pensado para PDF no aporta una validación útil.
Una factura en PDF no equivale a un fichero estructurado
Un PDF puede mostrar todos los datos de una factura y, aun así, no ser el mensaje estructurado que exige un determinado sistema. Esa diferencia importa al presentarla ante una Administración o al intercambiarla mediante una plataforma empresarial: que el documento se lea no significa que el canal lo acepte.
En el ámbito de FACe, Facturae utiliza formatos estructurados y firma XAdES. La versión Facturae 3.2.2 incorpora campos adicionales respecto a 3.2.1, así que el programa que genera el archivo y el validador deben reconocer la versión utilizada. El rechazo por formato no prueba por sí mismo que la operación sea falsa o que el proveedor no exista.
El marco aprobado en 2026 también distingue las sintaxis admitidas para la factura electrónica obligatoria entre empresas: CII, UBL, EDIFACT y Facturae, alineadas con el modelo semántico EN 16931. La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026; desde esa fecha se cuentan los periodos de aplicación efectiva previstos, de 12 meses para empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros y de 24 meses para el resto. Mientras llega la aplicación que corresponda a cada empresa, conviene comprobar qué formato admite la plataforma concreta.
Un QR que no devuelve una factura no demuestra fraude
El cotejo del QR de Veri*Factu se refiere a los registros emitidos con sistemas verificables. No es un buscador universal de facturas electrónicas, de modo que una factura válida de otro sistema puede no aparecer como verificable en esa consulta.
La aplicación de la AEAT permite cotejar mediante QR o introduciendo NIF del emisor, número de factura, fecha e importe. Si responde «Factura no encontrada», puede deberse a un error o a un retraso en la emisión del registro; la propia ayuda indica que se puede volver a intentar pasado un tiempo. Si aparece «Factura no verificable», ese resultado señala el tipo de sistema emisor, no confirma por sí solo que el documento sea falso.
La decisión práctica es sencilla: si la factura incluye QR, coteja los datos; si no aparece o no es verificable, vuelve a revisar emisor, fichero, firma y operación por sus canales correspondientes. No uses el resultado del QR como único filtro para autorizar el pago.
Ante una discrepancia, rechaza con motivo y conserva el rastro
Si los controles no coinciden, evita corregir el XML o el PDF por tu cuenta: al modificarlo puedes invalidar la firma y dificultar la trazabilidad. Comunica el error por el canal de recepción, indica qué dato no cuadra y conserva el fichero, el informe de validación, el pedido y la prueba de entrega.
Cuando el problema afecta a los datos de facturación, solicita al proveedor que emita la corrección adecuada y que identifique la factura original. En facturas enviadas a una Administración, consulta el estado en el punto de entrada donde se presentó y sigue el procedimiento de devolución indicado; un rechazo técnico requiere corregir el fichero, mientras que una discrepancia sobre el servicio exige aclarar la operación.
Con el nuevo sistema entre empresas, los estados de aceptación o rechazo y el pago también forman parte de la trazabilidad de la factura cuando la obligación sea efectiva para la empresa. La regulación prevé comunicar esos estados en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se producen. Este texto es informativo y no sustituye el asesoramiento de una asesoría fiscal o jurídica; si la discrepancia afecta a impuestos, deducciones o una reclamación de pago, consulta con un profesional antes de tomar una decisión.