Una factura de software, el combustible del coche y una comida con un cliente pueden acabar en casillas distintas, aunque todo se haya pagado desde la cuenta del negocio. En general, puedes deducir el IVA de compras vinculadas a tu actividad si cumples los requisitos formales, pero el uso mixto y ciertas categorías de gasto cambian el resultado.
La factura ayuda, pero el uso del gasto decide
- Actividad: la compra debe relacionarse con operaciones que dan derecho a deducción.
- Justificación: conserva la factura o el documento admitido y anota la cuota en el libro de facturas recibidas.
- Uso mixto: un gasto corriente de uso personal y profesional puede tener un tratamiento distinto al de un bien de inversión.
- Gastos sensibles: comidas, atenciones a clientes y vehículos requieren revisar reglas específicas antes de incluirlos.
- Declaración: el IVA deducible se resta del IVA repercutido en la autoliquidación correspondiente.
La factura por sí sola no convierte una compra en deducible
Una factura impecable puede quedarse fuera si el gasto sirve para la vida privada. La Agencia Tributaria exige que quien deduce actúe como empresario o profesional, realice operaciones con derecho a deducción, vincule la compra a la actividad y conserve el justificante correspondiente, además de registrarlo.
La diferencia práctica está en poder explicar para qué se compró. Un programa de facturación contratado para gestionar el negocio suele tener una conexión clara; un teléfono utilizado también para asuntos personales plantea una cuestión distinta, aunque esté a nombre de la actividad.
También conviene separar el IVA del gasto en el IRPF. Que un importe pueda tratarse de una forma al calcular el rendimiento no significa automáticamente que permita deducir su IVA. La Ley 37/1992, en sus artículos 94, 97 y 99, regula el derecho, la documentación y el ejercicio de la deducción.
Un gasto compartido puede dar un resultado distinto según el bien
El portátil que se usa para trabajar y para asuntos privados parece un caso sencillo; fiscalmente, puede no serlo. Para bienes y servicios que no son de inversión, la regla general exige un uso directo y exclusivo en la actividad, mientras que ciertos bienes de inversión admiten deducción parcial si se acredita su afectación.
El ejemplo más conocido es el turismo utilizado para trabajar y para desplazamientos privados. La Ley presume, con carácter general, una afectación profesional del 50 %, pero primero debe poder probarse que el vehículo se usa al menos en parte para la actividad; para aplicar un porcentaje superior, la prueba corresponde a quien lo sostiene. Algunos vehículos ligados a actividades concretas, como el transporte de viajeros o los desplazamientos profesionales de agentes comerciales, tienen presunción del 100 %.
La misma regla puede alcanzar a gastos relacionados con el vehículo, como combustible, peajes o reparaciones, dentro del porcentaje aplicable. En un ejemplo con una factura de compra que indica 6.300 euros de IVA, la deducción general presumida sería de 3.150 euros si se acredita el uso profesional y no hay circunstancias que justifiquen otro grado. La Agencia Tributaria detalla estas reglas en su Manual práctico del IVA 2026.
Las comidas y las atenciones a clientes tienen una barrera específica
Una comida durante una reunión puede parecer un gasto de negocio, pero el vínculo comercial no elimina por sí solo las exclusiones del impuesto. El artículo 96 de la Ley del IVA excluye, con carácter general, las cuotas soportadas por alimentos, bebidas, tabaco, espectáculos recreativos y bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, empleados o terceras personas, con excepciones concretas previstas en la propia ley.
Por eso, no conviene dar por hecho que una factura de restaurante permite recuperar el IVA solo porque incluya los datos del negocio. La factura acredita la operación y su importe; no borra una exclusión legal. En cambio, un servicio adquirido para prestarlo después a título oneroso puede encajar en una excepción si se cumplen sus condiciones.
| Situación | Qué puede ocurrir | Qué hacer |
|---|---|---|
| Hay un ticket de pago con tarjeta, pero no una factura identificativa | El justificante de pago no acredita por sí solo el derecho a deducir la cuota | Solicita la factura o confirma que el documento recibido cumple los requisitos aplicables |
| La compra se usa tanto en el negocio como en casa | Si es un servicio o bien corriente, el uso compartido puede impedir la deducción | Identifica si es un bien de inversión y conserva pruebas del uso profesional |
| La factura corresponde a una comida o atención a un cliente | Puede operar una exclusión legal aunque exista relación con el negocio | Revisa la categoría del gasto y la excepción aplicable antes de anotarlo como deducible |
| El coche se usa para visitas comerciales y también en desplazamientos privados | Puede aplicarse la presunción general de afectación parcial si se prueba el uso profesional | Guarda elementos que respalden los desplazamientos y revisa si tu actividad tiene una presunción específica |
Si olvidaste una factura, revisa el plazo antes de rehacer la liquidación
Encontrar una factura antigua en una carpeta no significa que el derecho se haya perdido. La Agencia Tributaria indica que la deducción puede ejercerse en la declaración correspondiente siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo de la cuota.
Si omitiste una factura que cumplía los requisitos, comprueba la fecha de devengo, que el documento sea válido y que la cuota esté registrada en el libro de facturas recibidas. Después, puedes incluir la deducción en una autoliquidación posterior dentro de ese plazo; si ya presentaste una declaración con un error que exige rectificarla, revisa el procedimiento aplicable a ese caso antes de modificar cifras.
Cuando el IVA deducible supera al repercutido, el resultado puede quedar a compensar en periodos posteriores. Para quienes no están inscritos en el régimen de devolución mensual, la solicitud de devolución del saldo suele poder plantearse en la autoliquidación del último periodo del año, en lugar de pedirla en cada liquidación.
Un criterio prudente evita deducciones difíciles de defender
Ante una factura dudosa, yo separaría primero tres preguntas: si la actividad permite deducir, si el gasto está afecto y si la categoría tiene una exclusión propia. Esa comprobación suele ser más útil que clasificar la compra por su nombre o por la cuenta bancaria desde la que se pagó.
Este texto tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal. Si el importe es elevado, el uso es mixto o la actividad realiza operaciones exentas y sujetas, consulta el caso con una asesoría antes de presentar la autoliquidación.