Una empresa recibe mercancía y su cliente le pide que le envíe una factura que, en realidad, preparará el propio comprador. En España, esa facturación por el destinatario puede hacerse si se acuerda antes de la operación, aunque el proveedor sigue siendo responsable de cumplir las obligaciones de facturación.
El cliente prepara el documento, pero la operación sigue siendo del proveedor
- Hace falta un acuerdo previo que indique qué operaciones cubre.
- Cada factura debe poder aceptarse por el proveedor, que también recibe una copia.
- El proveedor conserva la responsabilidad fiscal, aunque el cliente expida materialmente la factura.
- La factura lleva una serie específica y la mención «facturación por el destinatario».
- No equivale a la inversión del sujeto pasivo, que se refiere a quién declara el IVA.
La autofactura cambia quién redacta la factura, no quién vende
La palabra puede despistar: parece que el comprador se factura a sí mismo. En este mecanismo, el destinatario prepara y expide materialmente el documento en nombre y por cuenta del proveedor, que es quien ha realizado la venta o prestado el servicio.
El artículo 5 del Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, permite esta delegación si se cumplen sus condiciones. A mi juicio, la forma más clara de entenderla es separar tres papeles: quién hace la operación, quién confecciona la factura y quién responde de sus obligaciones. En una autofactura, esos papeles pueden repartirse entre dos empresas. Hay una confusión frecuente con la inversión del sujeto pasivo. La autofactura describe quién expide materialmente el documento; la inversión del sujeto pasivo determina quién declara el IVA en ciertos supuestos. Una no implica automáticamente la otra.
Sin acuerdo previo y aceptación, el cliente no puede emitirla por su cuenta
Que el cliente conozca el importe o gestione los pedidos no le da permiso por sí solo para expedir las facturas del proveedor. El acuerdo debe existir antes de realizar las operaciones y delimitar cuáles quedan cubiertas; además, cada factura debe pasar por un procedimiento de aceptación pactado entre ambas partes.
El proveedor debe recibir una copia. La factura se expide en su nombre y por su cuenta, y debe usar una serie específica para cada destinatario que la expida. También debe incluir la mención «facturación por el destinatario». No conviene confundir esta mención con «inversión del sujeto pasivo»: se añade esta última cuando corresponda por las reglas del IVA, no por el mero hecho de que el cliente prepare el documento.
Si el proveedor discrepa, hay que revisar la factura antes de contabilizarla
El punto delicado suele aparecer cuando el importe, el servicio o los datos no coinciden con lo acordado. El procedimiento de aceptación permite detectar esa diferencia, pero las partes deben haber pactado cómo comunicarla y resolverla; la norma no establece un plazo único de respuesta para todos los acuerdos.
| Situación | Qué puede significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| No hay acuerdo anterior a la operación | El destinatario no tiene autorización para expedir esa factura bajo este mecanismo. | No tramitarla como autofactura; acordar el procedimiento antes de futuras operaciones. |
| La factura refleja un importe o servicio incorrecto | El documento no coincide con la operación o puede incumplir requisitos de facturación. | Comunicar la discrepancia mediante el canal pactado y corregir el documento antes de registrarlo. |
| La factura ya se expidió y contiene un error que exige corrección | Puede corresponder emitir una factura rectificativa. | Coordinar la rectificación con el proveedor; el artículo 15 del Reglamento de facturación contempla este documento cuando la factura original incumple requisitos o el IVA se calculó incorrectamente. |
| Quien expide materialmente la factura está fuera de la UE | Puede ser necesaria una comunicación previa a la Agencia Tributaria, salvo las excepciones previstas. | Comprobar el supuesto antes de iniciar la facturación y realizar la comunicación que corresponda. |
La decisión práctica es sencilla: si todavía no hay acuerdo, no se emite; si hay discrepancia, se pausa la aceptación y se sigue el protocolo acordado; si ya se expidió y el error exige corregirla, se valora la factura rectificativa. El texto del artículo 15 del Real Decreto 1619/2012 contempla cuándo procede esta corrección.
Con Veri*Factu, el registro y los libros de IVA siguen caminos distintos
La factura puede redactarla el cliente y, aun así, cada empresa debe registrar la operación en sus propios libros de IVA según sea una venta o una compra. La Agencia Tributaria aclara que generar el registro de facturación del sistema informático y llevar los libros de IVA son obligaciones distintas.
En su explicación sobre el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, la AEAT indica que, si el proveedor delega materialmente la expedición en el cliente, este último genera el registro de alta y, en modalidad VERI*FACTU, lo remite. Eso no convierte la venta del proveedor en una compra suya: cada parte anota la operación que le corresponde. La AEAT también señala una excepción para quienes llevan sus libros mediante el Suministro Inmediato de Información (SII).
Por eso, antes de implantar el sistema, conviene asignar por separado quién emite el documento, quién genera el registro en el programa y quién incorpora la operación a cada libro. Un único flujo de software puede implicar obligaciones diferentes para cada empresa.
La comprobación final evita que una factura delegada se convierta en un problema
Antes de aceptar una autofactura, comprueba que el acuerdo cubre esa operación, que el proveedor figura como quien realiza la actividad, que consta la mención exigida y que la factura queda en la serie correspondiente. Después, confirma que ambas empresas han registrado la operación en el libro de IVA que les toca.
Este texto es informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal. Si el acuerdo afecta a operaciones internacionales, a una empresa acogida al SII o a una discrepancia con efectos en el IVA, consulta con una asesoría antes de aplicar el procedimiento.