Recibes una factura de un proveedor y la incluyes como gasto, pero meses después Hacienda pregunta por ella. La Agencia puede contrastar los datos declarados con tus libros y con la información de terceros, aunque una factura correcta por sí sola no siempre demuestra que la operación ocurrió.
Una factura puede revisarse por sus datos y por la realidad de la operación
- Contraste: Hacienda puede comparar declaraciones, libros, facturas y datos disponibles de otras partes de la operación.
- Prueba: si cuestiona fundadamente un gasto, la factura puede necesitar apoyo de documentos que acrediten el servicio o la entrega.
- Requerimiento: manda el plazo concreto de la notificación; algunas solicitudes de información conceden un mínimo de 10 días desde el día siguiente a su recepción.
- VERI*FACTU: el calendario vigente fija plazos de adaptación para 2027, con fechas distintas según el tipo de contribuyente.
Hacienda cruza lo declarado con libros y datos de terceros
Una cifra que no encaja suele ser más visible que una factura aislada. En una comprobación, la Administración puede revisar los datos de las declaraciones, los libros registro y las facturas que justifican las operaciones anotadas; también puede pedir a terceros documentación para contrastar la información.
La Ley General Tributaria, en su artículo 136, contempla estas actuaciones dentro de la comprobación limitada. En ese procedimiento, Hacienda puede solicitarte justificantes de operaciones financieras que afecten a tus impuestos, aunque la ley distingue esa solicitud de pedir a terceros los movimientos financieros.
En la práctica, una diferencia entre el IVA deducido y el declarado por el proveedor, una factura duplicada o un gasto que no parece relacionado con la actividad puede dar pie a preguntas. El contraste puede empezar con un dato; la revisión, sin embargo, puede acabar centrada en si hubo una operación real.
La factura no basta si Hacienda cuestiona que el trabajo se hiciera
El PDF puede tener numeración, NIF y desglose correctos y, aun así, no despejar la duda principal: qué se entregó o qué servicio se prestó. La AEAT indica que la factura es el justificante prioritario del gasto, pero no acredita por sí sola la realidad material de la operación cuando la Administración la cuestiona con fundamento.
Por eso conviene conservar evidencias que cuenten la misma historia que la factura. Para una compra pueden servir el albarán, la confirmación de entrega y el pago; para una consultoría, el encargo, los correos, los informes entregados o el registro de reuniones. Considero más sólida una carpeta que conecta encargo, ejecución y pago que una factura guardada sin contexto.
La prueba depende de lo contratado: una factura genérica de «servicios profesionales» deja más preguntas abiertas que una descripción concreta acompañada de entregables identificables. No hay un documento único que resuelva todos los casos; la coherencia entre las piezas es lo que ayuda a acreditar la operación.
Si llega un requerimiento, responde a lo que pide y conserva el justificante
Una notificación no equivale automáticamente a una sanción, pero dejarla pasar puede complicar la defensa. Empieza por leer qué impuesto, periodo, facturas y documentación menciona, y usa el canal de respuesta que indique el propio documento.
- Identifica el expediente y el alcance. Comprueba el CSV, el periodo revisado y la relación de facturas o justificantes solicitados.
- Reúne la prueba relacionada. Ordena cada factura con el encargo, la entrega o resultado del servicio y el pago, si están disponibles.
- Explica las diferencias. Si hay una fecha, importe o concepto que no coincide, acláralo con documentos y evita enviar archivos sin relación con la operación.
- Presenta la respuesta y guarda el recibo. La sede de la AEAT permite aportar documentación asociada a una notificación mediante el CSV u otros medios de identificación admitidos.
El plazo que debes seguir es el indicado en tu notificación. Como referencia, el artículo 55 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria establece un plazo no inferior a 10 días para determinados requerimientos individualizados de información, contado desde el día siguiente a la notificación. No conviertas esa referencia en un plazo universal: revisa el documento recibido.
| Situación | Qué puede estar ocurriendo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Te piden una factura y su justificante | Quieren comprobar una operación anotada en la declaración o el libro | Envía la factura y la evidencia concreta de encargo, entrega o prestación que tengas |
| La factura no coincide con los datos del proveedor | Puede haber un error de registro, una rectificativa o una diferencia en el periodo | Comprueba ambas versiones y explica la discrepancia con el documento corregido, si existe |
| Solo conservas la factura de un servicio discutido | La Administración puede pedir pruebas de que el servicio se prestó | Busca correos, informes, entregables, pagos u otros rastros vinculados a ese trabajo |
VERI*FACTU prepara registros verificables, pero no convierte toda factura en una revisión inmediata
El código QR puede llevar a una comprobación de una factura emitida con un sistema verificable: el cliente puede cotejar si consta en la AEAT. Si no aparece, el resultado no prueba por sí mismo que la factura sea falsa; la propia Agencia advierte que puede deberse a un retraso o error y permite intentarlo de nuevo.
También conviene separar el cotejo de una factura del control fiscal de tus gastos. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas de facturación y contempla la remisión de registros en la modalidad VERI*FACTU; no significa que cualquier factura, en cualquier sistema, se envíe automáticamente a Hacienda ni que el cotejo del QR acredite por sí solo que un gasto sea deducible.
Tras la modificación publicada en diciembre de 2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027; para el resto de obligados incluidos en el reglamento, el límite es el 1 de julio de 2027. En 2026, por tanto, la fecha aplicable depende de quién factura y del sistema utilizado: no des por hecho que el plazo es idéntico para una sociedad y para una persona autónoma.
La carpeta que mejor resiste una revisión es la que explica cada gasto
La comprobación suele ir más allá de leer el encabezado de una factura: Hacienda puede contrastar datos y pedir que se justifique la operación que hay detrás. Para cada gasto relevante, conserva una secuencia fácil de seguir desde el encargo hasta el pago, porque esa conexión responde mejor a una duda fiscal que un archivo suelto.
Este texto tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal. Si recibes un requerimiento o Hacienda cuestiona una operación concreta, consulta con una asesoría antes de responder o rectificar declaraciones.