Si tienes una pequeña empresa y ya has cambiado de programa para cumplir con Verifactu, quizá te preguntes si la fecha vuelve a moverse. El reglamento de Verifactu fija requisitos para los sistemas informáticos de facturación, aunque el calendario anunciado para aplicarlos todavía puede cambiar.
La obligación depende del sistema que usas y de cómo emites tus facturas
- Verifactu es una modalidad del reglamento sobre sistemas de facturación, no el nombre técnico de toda factura electrónica.
- Hay dos formas de cumplir: enviar los registros a la AEAT o conservarlos con controles adicionales en el sistema.
- Excel puede quedar fuera si solo sirve para redactar, imprimir y guardar facturas; algunas funciones de automatización pueden cambiar el análisis.
- Comprueba la situación normativa antes de aplazar una decisión: un anuncio de cambio no modifica por sí mismo el texto publicado en el BOE.
El reglamento regula el programa que genera facturas, no cualquier pago digital
Una factura cobrada por transferencia, tarjeta o efectivo puede quedar dentro de la misma norma: el medio de pago no determina la obligación. El Real Decreto 1007/2023 establece requisitos para los sistemas informáticos que expiden facturas, como la integridad, trazabilidad y conservación de sus registros.
En general, afecta a empresas y profesionales que desarrollan actividades económicas en territorio de régimen común y usan un sistema informático de facturación. Hay excepciones: por ejemplo, quienes llevan los libros de IVA mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera del ámbito del reglamento, y País Vasco y Navarra aplican normativa foral. Las entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades también están excluidas; para algunas entidades parcialmente exentas, el alcance depende de las operaciones.
Yo no trataría la palabra “Verifactu” como sinónimo de cualquier factura digital: esa confusión lleva a elegir herramientas o fechas que no corresponden al caso. La pregunta útil es si el negocio usa un sistema informático para expedir facturas y si entra en el ámbito territorial y subjetivo de la norma.
El texto publicado fija fechas para 2027, aunque Hacienda anunció otro aplazamiento
En 2026 circulan dos referencias temporales porque el calendario volvió a estar en discusión. El texto consolidado del BOE mantiene la adaptación antes del 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos.
En octubre de 2026, Hacienda anunció su intención de trasladar la aplicación obligatoria a octubre de 2028, pero ese anuncio todavía no se había incorporado al Real Decreto publicado en el BOE. Por tanto, conviene distinguir entre la fecha anunciada y la fecha recogida en la norma vigente; aplazar una decisión basándose solo en un titular puede dejar al negocio con menos margen si el cambio no se formaliza como se esperaba.
El calendario tampoco obliga a adoptar la modalidad VERI*FACTU en particular. La obligación se refiere a disponer de un sistema que cumpla el reglamento cuando corresponda; la modalidad es una elección entre dos vías admitidas.
Enviar registros simplifica controles, mientras que no enviarlos exige más al sistema
La diferencia entre ambas modalidades se nota después de emitir la factura. En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite los registros a la AEAT; en la modalidad que no es VERI*FACTU, los conserva sin ese envío y debe mantener controles adicionales.
| Modalidad | Qué ocurre con los registros | Qué implica para el negocio |
|---|---|---|
| VERI*FACTU | Se envían de forma automática a la AEAT tras generarse. | El cliente puede comprobar la factura mediante el código QR; el sistema debe remitir los registros conforme a las especificaciones. |
| No VERI*FACTU | No se remiten automáticamente; el sistema los conserva. | El programa necesita medidas adicionales, como firma electrónica de registros y un registro de eventos. |
La AEAT explica que en las facturas emitidas con un sistema afectado se incluye un código QR en ambas modalidades; la mención de “factura verificable” corresponde a la modalidad que remite registros. El QR por sí solo no demuestra que la factura se haya enviado a Hacienda.
Si un negocio pequeño quiere reducir la carga de custodia y controles internos, la remisión puede resultar más sencilla de gestionar. Si necesita una modalidad que no envíe los registros, debe confirmar que el proveedor cubre también las obligaciones adicionales, no solo la generación del QR.
Una hoja de cálculo puede quedar fuera o convertirse en un sistema de facturación
El nombre del programa no resuelve la duda; importan las funciones que se usan. Según el criterio publicado por la AEAT, Excel o Word no quedan sujetos al reglamento si se emplean exclusivamente para introducir datos, expedir e imprimir facturas y conservar la información.
| Situación | Qué puede significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| Redactas una factura en una hoja de cálculo y la imprimes. | Ese uso, por sí solo, no se considera un sistema informático de facturación bajo el criterio de la AEAT. | Comprueba que la hoja no genera libros o resultados fiscales automatizados. |
| La hoja suma facturas para preparar un listado simple. | Los sumatorios simples no convierten necesariamente la hoja en un sistema sujeto al reglamento. | Revisa qué resultado produce y para qué se utiliza. |
| Una macro genera directamente el libro registro de facturas expedidas. | La hoja puede considerarse un sistema informático de facturación. | Consulta al proveedor o a una asesoría cómo adaptar ese proceso. |
| La gestoría emite materialmente las facturas con su propio programa. | El sistema utilizado por la gestoría puede quedar sujeto a los requisitos. | Confirma por escrito quién genera y remite los registros; delegar la emisión no elimina la responsabilidad del negocio. |
El caso que suele despistar es el de una hoja que parece “solo una plantilla”, pero genera libros para cumplir obligaciones fiscales. La función automatizada y el resultado obtenido pueden cambiar el análisis, aunque el archivo siga llamándose Excel.
Verifactu y factura electrónica obligatoria responden a normas distintas
Un programa puede cumplir requisitos del reglamento de facturación y, aun así, quedar pendiente de las reglas sobre factura electrónica entre empresas. Son obligaciones con objetos distintos: Verifactu se centra en el sistema que genera y conserva los registros; la factura electrónica B2B regula el formato y el intercambio de facturas entre empresarios y profesionales.
El Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 desarrollan la solución pública de factura electrónica. Que una empresa reciba o envíe facturas electrónicas, por tanto, no acredita por sí mismo que su software cumpla los requisitos de los sistemas de facturación del Real Decreto 1007/2023.
Al pedir confirmación al proveedor, solicita que identifique el producto y la modalidad, y que explique cómo genera, encadena y conserva los registros. La normativa contempla una declaración responsable del productor; por eso, la expresión comercial “homologado por Hacienda” no sustituye la comprobación de esa documentación.
Antes de cambiar de programa, deja clara la responsabilidad de cada parte
Para evitar una migración apresurada o una factura emitida con un proceso que nadie ha revisado, deja por escrito tres datos: quién expide materialmente las facturas, qué herramienta genera los registros y quién se encarga de conservarlos o remitirlos. Esa pequeña ficha también ayuda si colaboras con una gestoría o trabajas con más de un sistema.
Si el proveedor aún no confirma cómo cumple su producto, pide una respuesta específica sobre la modalidad y las funciones que usas, en lugar de conformarte con una etiqueta genérica. El calendario puede moverse, pero las obligaciones técnicas no desaparecen por un anuncio.
Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico. Antes de cambiar el modo de facturar o decidir que una herramienta queda excluida, consulta con una asesoría o profesional tributario que pueda revisar el uso concreto del sistema.