Entregas un diseño, haces una reparación o terminas una asesoría y llega la pregunta: «¿Me envías la factura?». Facturar es dejar constancia de una venta o un servicio y del importe que se debe cobrar, aunque emitir el documento no garantiza el pago y las reglas cambian según quién sea el cliente y qué operación hayas realizado.
Una factura registra la operación y ayuda a controlar el cobro
- Facturar documenta una venta o un servicio; cobrar es un paso distinto.
- El tipo de factura depende del importe, la actividad y los datos que necesite el cliente.
- Una factura incorrecta se corrige con un documento rectificativo vinculado a la original.
- Las facturas entre empresas tienen reglas de pago y cambios digitales que conviene separar.
Facturar deja rastro de lo que vendes y de lo que te deben
Una factura identifica una operación comercial: qué bien entregaste o qué servicio prestaste, quién intervino y qué importe corresponde. Para un negocio, también sirve para registrar ingresos y justificar los impuestos aplicables; para el cliente, acredita la compra y puede ser necesaria para contabilizarla.
Hay una distinción que evita bastantes confusiones: emitir una factura no significa haber cobrado. Puedes enviar el documento hoy y recibir el dinero después, por transferencia, tarjeta u otro medio acordado. Yo separo ambas cosas desde el principio, porque mezclar una factura emitida con un cobro recibido distorsiona el seguimiento de caja.
El importe y la actividad determinan si basta una factura simplificada
Un justificante de caja puede servir como factura simplificada, pero su uso tiene límites. El Reglamento de facturación permite esta modalidad, con carácter general, hasta 400 euros con IVA incluido; hasta 3.000 euros, solo para determinadas actividades, como hostelería, venta al por menor, peluquerías o aparcamientos.
La cifra por sí sola no resuelve el caso. La actividad y el uso que dará el cliente al documento también cuentan.
| Situación | Qué puede corresponder | Qué hacer |
|---|---|---|
| Venta o servicio de hasta 400 euros, IVA incluido | Puede admitirse factura simplificada, salvo operaciones excluidas | Comprueba si el tipo de operación permite usarla |
| Hostelería, peluquería u otra actividad incluida, hasta 3.000 euros | Puede admitirse factura simplificada | Verifica que la actividad figure entre las autorizadas |
| Cliente profesional que necesita justificar la operación para sus impuestos | Puede necesitar datos adicionales del destinatario | Incluye su NIF y domicilio y desglosa la cuota cuando corresponda |
| Operación excluida o importe por encima del límite aplicable | La simplificada puede no ser válida | Emite una factura completa |
Por ejemplo, un servicio profesional de 350 euros podría encajar en el límite general, pero eso no convierte cualquier recibo en una factura adecuada: si el cliente necesita acreditar la operación con sus datos fiscales, tendrás que incluir la información que corresponda. Los límites y las actividades autorizadas aparecen en el artículo 4 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012.
Una factura completa debe permitir identificar la operación sin adivinar
Cuando emites una factura completa, el documento debe poder leerse sin tener que reconstruir lo ocurrido a partir de correos o presupuestos. El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 exige, entre otros datos, número correlativo, fecha, identificación fiscal y domicilio de emisor y destinatario, descripción de la operación e importes.
También deben figurar la base imponible, el tipo de IVA aplicado y la cuota separada, cuando proceda. Si la operación está exenta, hay que indicarlo; si la fecha de prestación o entrega no coincide con la de emisión, también se consigna la fecha de la operación. Un concepto como «servicios» suele dejar demasiadas preguntas abiertas: describe qué trabajo se hizo o qué producto se entregó.
Si la factura tiene un error o queda pendiente, actúa por separado
Un dato equivocado y un pago retrasado son problemas distintos, así que requieren acciones diferentes. Si el error afecta a los requisitos de la factura o al IVA, el Reglamento prevé una factura rectificativa que identifique el documento original; no se corrige borrando la primera y dejando un hueco en el registro.
| Situación | Posible consecuencia | Qué hacer |
|---|---|---|
| Falta un dato obligatorio o el IVA está mal calculado | La factura original no refleja correctamente la operación | Emite una rectificativa y señala la factura afectada |
| El cliente no paga en la fecha pactada | La factura sigue pendiente aunque ya esté emitida | Revisa el vencimiento y reclama por escrito guardando constancia |
| Una factura entre empresas no indica plazo de pago | Puede aplicarse el plazo legal supletorio | Comprueba la fecha de recepción del bien o de prestación del servicio |
| El cliente es un consumidor particular | La normativa de morosidad entre empresas no se aplica igual | Revisa el contrato y las reglas de protección al consumidor |
La rectificativa debe emitirse tan pronto como se conoce el motivo y, según ese reglamento, dentro del plazo máximo de cuatro años desde el devengo del impuesto o desde las circunstancias que obligan a corregir la base imponible. Para operaciones comerciales entre empresas, la Ley 3/2004 fija, si no se pactó otro plazo, 30 días naturales desde la recepción de los bienes o la prestación del servicio; el plazo pactado no puede superar los 60 días. La ley permite reclamar intereses de demora cuando se cumplen sus condiciones, pero excluye las operaciones en las que intervienen consumidores.
En 2026 conviene distinguir el software de la factura electrónica
Se suelen mezclar dos cambios digitales que regulan cosas diferentes. El reglamento de sistemas informáticos de facturación establece requisitos para los programas que emiten facturas; la factura electrónica obligatoria entre empresas regula el formato y el intercambio de esos documentos.
La Agencia Tributaria indica que los plazos vigentes para adaptar los sistemas informáticos son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos. En octubre de 2026, Hacienda comunicó una previsión de aplazamiento hasta octubre de 2028 para ciertas obligaciones pendientes, pero una previsión anunciada no equivale por sí sola a una modificación aprobada: confirma la norma publicada antes de cambiar de sistema.
La factura electrónica B2B tiene su propio calendario. El Real Decreto 238/2026 establece que sus plazos comenzarán a contar cuando entre en vigor la orden ministerial que desarrolle la solución pública; desde ese momento, el periodo será distinto para empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y para el resto. No confundas ese intercambio electrónico con VERI*FACTU: cumplir una obligación no implica automáticamente haber resuelto la otra.
Una factura bien emitida también ordena las decisiones de caja
Al revisar cada documento, separa tres datos: qué operación registra, qué impuestos refleja y cuándo esperas cobrarla. Esa lectura sencilla permite detectar errores antes de declarar, reclamar un impago sin perder el hilo y saber qué facturas siguen pendientes.
Este texto tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico. Si tu actividad aplica un régimen especial, trabajas con clientes de otros países o necesitas corregir una factura con efectos tributarios, consulta con una asesoría antes de actuar.