Cierras el trimestre y encuentras facturas guardadas, pero no sabes si basta con archivarlas o hay que anotarlas en libros distintos. Los libros obligatorios dependen de si trabajas mediante una sociedad o como autónomo y, para este último caso, de tu actividad y régimen fiscal; por eso una lista única puede llevarte a cumplir a medias.
La forma jurídica y el régimen fiscal marcan qué libros debes llevar
- Sociedad mercantil: Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, además de los libros societarios que correspondan.
- Autónomo: los libros de IRPF varían según sea actividad empresarial o profesional y según el método de estimación.
- IVA: sus libros registro son una obligación separada y no siempre quedan cubiertos por los de IRPF.
- Sociedad con ejercicio cerrado el 31 de diciembre: el plazo general para legalizar sus libros termina el 30 de abril siguiente.
Una sociedad lleva libros contables y, según su forma, libros societarios
Si constituyes una sociedad mercantil, el punto de partida es claro: el artículo 25 del Código de Comercio exige el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. En el Diario se registran las operaciones de la actividad; el segundo reúne el balance inicial, los balances de comprobación, el inventario de cierre y las cuentas anuales.Hay otro grupo de libros que suele confundirse con la contabilidad. El de actas recoge los acuerdos de los órganos de la sociedad; una sociedad limitada lleva también un libro registro de socios y una sociedad anónima, uno de acciones nominativas. Si una sociedad unipersonal contrata con su socio único, la Ley de Sociedades de Capital exige registrar esos contratos en el libro correspondiente y mencionarlos en la memoria anual.
La diferencia es práctica: una factura se registra en la contabilidad, pero un acuerdo de socios va al libro de actas. Un archivo con todas las facturas no sustituye ambos registros.
Para un autónomo, la actividad y el régimen determinan los libros
Que seas autónomo no significa que tengas las mismas obligaciones que una sociedad, ni que puedas prescindir de los registros. La Agencia Tributaria distingue entre actividades empresariales y profesionales, además del método para calcular el rendimiento; esa combinación determina qué libros debes llevar.
| Situación | Libros de IRPF que corresponden |
|---|---|
| Actividad empresarial mercantil en estimación directa normal | Contabilidad ajustada al Código de Comercio, con Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. |
| Actividad empresarial no mercantil en estimación directa normal, o empresarial en estimación directa simplificada | Ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión. |
| Actividad profesional en estimación directa, normal o simplificada | Ingresos, gastos, bienes de inversión, y provisiones de fondos y suplidos. |
| Actividad en estimación objetiva o módulos | Bienes de inversión si deduces amortizaciones; ventas e ingresos en determinadas actividades cuyo rendimiento depende del volumen de operaciones. |
La lectura útil es esta: primero identifica si tu actividad es empresarial o profesional; después comprueba el método de estimación. Por ejemplo, un profesional en estimación directa simplificada lleva también el registro de provisiones de fondos y suplidos, que no aparece en la lista general de libros para empresarios. Si usas módulos, tampoco des por hecho que nunca tienes libros: puede corresponderte alguno según tus operaciones o amortizaciones.
Las facturas emitidas y los justificantes recibidos deben conservarse junto con los registros que respaldan los ingresos y gastos. En mi opinión, una clasificación por actividad y tipo de documento evita más confusiones que guardar todo en una sola carpeta.
Los libros del IVA no reemplazan los registros del IRPF
Una misma factura puede alimentar dos obligaciones distintas. Quien está sujeto al IVA debe llevar los libros registro que correspondan, como los de facturas expedidas y recibidas; también pueden exigirse registros de bienes de inversión u operaciones intracomunitarias, además de otros propios de ciertos regímenes.Por eso, llevar un libro de facturas de IVA no garantiza que estén cubiertos los libros de IRPF. Un profesional puede necesitar, además de los registros de IVA, sus libros de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos. En cambio, una actividad en módulos puede tener obligaciones de registro de IRPF más limitadas, pero seguir sujeta a libros de IVA según el régimen aplicable.
Si tu negocio usa el Suministro Inmediato de Información del IVA, revisa también si estás obligado a llevar los libros a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. La obligación alcanza, entre otros supuestos, a determinados sujetos con liquidación mensual; no se activa simplemente por ser autónomo o por usar un programa de facturación.
El cierre anual y la legalización son trámites distintos
Un ejercicio que termina el 31 de diciembre deja una fecha fácil de recordar para las sociedades: el plazo general para legalizar los libros acaba el 30 de abril siguiente. La presentación se hace por vía telemática en el Registro Mercantil del domicilio social. Si el ejercicio cierra en otra fecha, el plazo se cuenta desde ese cierre. No confundas esa legalización con el depósito de cuentas anuales. Para el depósito, la sociedad dispone de un mes desde la aprobación de las cuentas; por tanto, el vencimiento depende de cuándo se aprueben, no del cierre del ejercicio. Son dos trámites diferentes, aunque ambos pasen por el Registro Mercantil.| Situación | Qué puede significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| Sociedad con ejercicio terminado el 31 de diciembre | La legalización de libros tiene como plazo general el 30 de abril siguiente. | Presentar telemáticamente los libros en el Registro Mercantil correspondiente antes del vencimiento. |
| Las cuentas anuales ya están aprobadas | Empieza el plazo de un mes para depositarlas. | Preparar la certificación del acuerdo de aprobación y la documentación que corresponda para el depósito. |
| El plazo de legalización ya venció | El Registro deja constancia de que la solicitud se presentó fuera de plazo. | Presentar los libros cuanto antes y conservar el justificante, sin fecharlos como si se hubieran legalizado a tiempo. |
| Detectas una omisión o un error en un asiento | Los libros deben conservar orden y trazabilidad; borrar o alterar el asiento puede dificultar su comprobación. | Corrige la incidencia con un asiento que deje rastro del ajuste y consulta con una asesoría si afecta a declaraciones ya presentadas. |
El artículo 29 del Código de Comercio indica que los errores u omisiones deben corregirse tan pronto como se adviertan. Además, la normativa tributaria establece plazos para asentar operaciones, que pueden depender de cuándo se realiza la operación, cuándo llega el justificante y cuándo vence la declaración. Si ya pasó un vencimiento fiscal, no des por hecho que presentar el libro tarde corrige por sí solo una declaración incompleta.
Una revisión breve puede evitar que falte un registro entero
Antes del cierre, confirma cuatro datos: forma jurídica, tipo de actividad, régimen de IRPF y régimen de IVA. Después contrasta esa combinación con tus libros actuales; una plantilla genérica quizá no incluya, por ejemplo, las provisiones de fondos de una actividad profesional o el libro de socios de una SL.
Conserva los libros y justificantes de la actividad durante el plazo general de seis años desde el último asiento, aunque dejes de ejercer, salvo que otra norma establezca un plazo distinto. Este texto es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional contable, fiscal o jurídico; consulta tu caso antes de presentar, rectificar o legalizar libros cuando haya operaciones especiales o plazos vencidos.