Has terminado un trabajo, pero el cliente aún no ha pagado, o te pide una señal antes de empezar. En España, la factura suele emitirse cuando se realiza la operación; si cobras un anticipo, también debes facturarlo, aunque el plazo exacto cambia según quién sea el cliente.
El momento depende de la operación y del tipo de cliente
- Trabajo terminado o bien entregado: normalmente emites la factura al realizar la operación, aunque todavía no hayas cobrado.
- Anticipo recibido: facturas el importe cobrado por adelantado; el IVA se devenga sobre esa cantidad cuando la recibes.
- Cliente particular: la factura se expide en el momento de la operación o del cobro anticipado.
- Cliente empresa o profesional: el plazo puede llegar hasta antes del día 16 del mes siguiente al devengo.
Si el cliente es una empresa, el plazo puede llegar al día 15 del mes siguiente
La confusión suele empezar al mezclar la fecha de la factura con la fecha en que entra el dinero. Son hitos distintos: si entregas el producto o terminas el servicio y el cliente paga más tarde, el retraso del cobro no aplaza por sí solo la obligación de facturar.
El artículo 11 del Reglamento de facturación fija como regla general la expedición en el momento de realizar la operación. Si el destinatario es una empresa o profesional que actúa como tal, permite emitirla hasta antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA. En la práctica, si el servicio se presta el 8 de mayo a una empresa, el plazo ordinario de facturación llega hasta el 15 de junio.
Para un particular, en cambio, no se aplica ese margen B2B: la factura debe expedirse cuando se realiza la operación. Yo separaría siempre el vencimiento pactado del plazo para emitir, porque esperar a cobrar puede hacer que la factura salga tarde aunque el cliente aún esté dentro de su plazo de pago.
El anticipo se factura cuando se cobra, con una fecha que conviene dejar clara
Una reserva, señal o pago parcial antes de entregar el bien o completar el servicio adelanta el devengo del IVA por el importe efectivamente recibido. La Consulta vinculante V2473-24 de la Dirección General de Tributos aclara el criterio: si el cliente es particular, la factura del anticipo se expide al recibirlo; si es empresa o profesional, cabe el plazo B2B indicado antes.
En esa factura deben figurar la fecha de expedición y, si no coinciden, la fecha en que se recibió el anticipo. No hace falta poner la fecha futura de entrega como si el servicio ya se hubiera realizado. Cuando llegue el momento de completar el trabajo, documenta el importe restante sin volver a cobrar ni declarar como nuevo el anticipo ya facturado.
Por ejemplo, si una empresa transfiere una señal en mayo para un servicio que se completará en junio, esa señal ya tiene su propio momento de devengo. La factura final debe permitir entender cuánto queda por pagar, sin convertir el anticipo en una segunda venta.
Una factura emitida no tiene que esperar a que el dinero llegue
Si ya entregaste el bien o prestaste el servicio, puedes facturar antes del pago. De hecho, la factura sirve para documentar el cobro pendiente; el pago posterior se registra como cobrado, pero no cambia la fecha real de expedición ni la fecha de la operación.
Esto puede tener un efecto de tesorería: en el régimen general, el IVA puede tocar en el periodo de la operación aunque el cliente todavía no haya pagado. La excepción relevante es el régimen especial del criterio de caja, si la actividad está acogida a él, con sus propias reglas de devengo y deducción. No conviene retrasar facturas de forma sistemática para intentar desplazar el IVA.
Un presupuesto o una factura proforma puede ayudarte a pedir el pago antes de empezar, pero no sustituye la factura que corresponde al anticipo cobrado. Esa diferencia evita que un documento comercial se confunda con la factura fiscal.
La situación concreta indica qué fecha y qué paso corresponden
Antes de emitir o corregir un documento, identifica dos datos: si la operación ya se realizó y si el destinatario actúa como empresa o como particular. Esta tabla resume el paso práctico para cada caso habitual.
| Situación | Qué implica | Qué hacer |
|---|---|---|
| Servicio terminado y cliente particular aún no paga | La factura corresponde al momento de realizar el servicio. | Emítela y refleja el vencimiento acordado por separado. |
| Servicio terminado para una empresa | Se aplica el plazo B2B, hasta antes del día 16 del mes siguiente al devengo. | Emite dentro de ese plazo y conserva la fecha real de la operación. |
| Recibes una señal antes de empezar | El anticipo recibido devenga IVA por la cantidad cobrada, salvo las excepciones legales. | Emite la factura del anticipo y distingue la fecha de cobro si difiere de la de expedición. |
| Emitiste una factura con datos obligatorios incorrectos | Puede ser necesaria una factura rectificativa. | Identifica la factura original y corrige los datos afectados; no alteres la fecha para aparentar una expedición anterior. |
| El cliente pagó, pero no emitiste la factura del anticipo | El cobro no elimina la obligación de documentarlo. | Emite la factura pendiente con su fecha real y consulta cómo regularizar el IVA si el periodo ya se declaró. |
La rectificativa corrige una factura que incumple requisitos o contiene un error; no sirve para borrar el rastro del documento original. El Reglamento prevé que se expida cuando se conoce el motivo de rectificación y establece límites temporales, así que ante un periodo ya cerrado es prudente revisar el caso con asesoría fiscal.
La fecha de cobro y la de factura cuentan historias distintas
Cuando revises una factura, busca por separado la fecha de expedición, la fecha de la operación o del anticipo y el vencimiento. La fecha de pago acredita cuándo se saldó la deuda, pero no sustituye las otras fechas ni convierte una factura tardía en puntual.
Mi criterio es sencillo: documentar la operación cuando corresponde y gestionar el cobro como un proceso aparte. Este texto tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal; antes de regularizar una factura o una declaración de IVA, consulta con una persona asesora que conozca tu actividad y el régimen aplicable.