Un cliente te pide un documento con el precio cerrado antes de confirmar el encargo, y el diseño habitual de una factura parece lo más rápido. Puedes preparar una factura proforma con el detalle de la operación, aunque tendrás que cambiar de documento si recibes un anticipo o ya has prestado el servicio.
La proforma ordena la oferta, pero no sustituye la factura definitiva
- Identifícala de forma visible como proforma.
- Detalla el alcance, los importes y las condiciones acordadas.
- Revisa el momento de facturar si recibes dinero o completas el trabajo.
Una proforma útil deja claro qué se ofrece y bajo qué condiciones
La diferencia entre una propuesta clara y un intercambio de correos confuso suele estar en unas pocas líneas. Encabeza el documento con «FACTURA PROFORMA» y añade una referencia interna propia, separada de la numeración de tus facturas definitivas.
Incluye tus datos y los del cliente, la fecha, una descripción reconocible de cada producto o servicio, cantidades, precio unitario, descuentos, impuestos previstos y total. Si el encargo depende de una fecha, un envío o una condición de pago, escríbelo también: un precio sin alcance definido puede generar desacuerdos cuando toque ejecutar el trabajo.
Para un servicio de diseño, por ejemplo, especifica qué piezas incluye, cuántas revisiones contempla y qué queda fuera. «Diseño de logotipo» puede interpretarse de muchas formas; indicar entregables y límites ayuda a que la futura factura corresponda con lo que el cliente aceptó.
La proforma y el presupuesto sirven en momentos distintos
Cuando todavía se negocian el alcance o el precio, un presupuesto suele ser más natural. La proforma encaja mejor cuando la operación está bastante definida y el cliente necesita un documento con formato de factura para revisar los importes o tramitar una compra.
| Documento | Cuándo usarlo | Qué conviene precisar |
|---|---|---|
| Presupuesto | El cliente aún compara opciones o el trabajo puede cambiar. | Alcance, exclusiones y plazo de aceptación. |
| Factura proforma | La operación prevista está definida y hace falta comunicar sus condiciones. | Importes, impuestos previstos y validez de la oferta. |
| Factura definitiva | La operación ya debe documentarse fiscalmente. | Datos y requisitos de facturación que correspondan al caso. |
La proforma no tiene una serie fiscal obligatoria, pero asignarle una referencia propia facilita localizarla y relacionarla después con la factura. No reutilices esa referencia como número de factura definitiva: así reduces el riesgo de duplicar o desordenar registros.
Un anticipo puede activar el IVA antes de terminar el encargo
Hay una confusión que conviene cortar de raíz: que la proforma no sea una factura fiscal no significa que cualquier cobro pueda esperar hasta el final. Según el artículo 75 de la Ley 37/1992 del IVA, en el régimen general el impuesto se devenga al entregar el bien o prestar el servicio y, si se cobra un anticipo antes, por el importe efectivamente recibido.
Imagina un proyecto de consultoría con una proforma aceptada y un pago inicial antes de empezar. Al recibir ese anticipo, emite la factura correspondiente al importe cobrado y aplica el tratamiento fiscal de la operación; al completar el proyecto, factura el resto teniendo en cuenta lo ya facturado. La proforma ayuda a fijar las condiciones, pero no aplaza por sí sola el devengo.
La regla práctica es sencilla: si aún no se ha entregado el bien, prestado el servicio ni cobrado un anticipo, la proforma puede servir como documento previo; si se produce cualquiera de esos hitos, revisa si corresponde emitir factura. Hay regímenes y operaciones con particularidades, así que no extrapoles esta pauta sin comprobar tu caso.
Si el documento no refleja lo ocurrido, corrige el circuito antes de cobrar otra vez
Un documento puede parecer correcto y aun así no describir el estado real de la operación. Esta comprobación ayuda a decidir qué hacer:
| Situación | Qué puede significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| El cliente tiene una proforma, pero no ha pagado ni recibido el servicio o producto. | La operación sigue en fase de propuesta. | Confirma la aceptación y conserva la proforma como antecedente comercial. |
| Has recibido un anticipo antes de completar el trabajo. | El cobro puede generar el devengo del IVA por la cantidad recibida. | Emite la factura del anticipo y registra el importe para descontarlo al liquidar el resto. |
| Ya entregaste el producto o terminaste el servicio. | La operación puede requerir factura definitiva aunque el cliente conserve una proforma. | Revisa la fecha de la operación y emite la factura que corresponda. |
| Emitiste una factura definitiva con un dato incorrecto. | Ya existe un documento fiscal que no conviene sustituir simplemente por la proforma. | Comprueba si procede una factura rectificativa y conserva la relación con la factura original. |
El Real Decreto 1619/2012 regula las obligaciones de facturación y contempla la factura rectificativa para corregir determinados errores o modificaciones. Si el fallo afecta al impuesto, a la identidad del cliente o a los importes, consulta con una asesoría fiscal antes de anular documentos o emitir otros que puedan duplicar la operación.
Una última revisión evita confundir oferta, cobro y factura
Antes de enviar la proforma, comprueba que el cliente, el alcance, los importes y las condiciones coinciden con lo hablado, y fija hasta cuándo mantienes la oferta. Cuando la operación avance, registra por separado la aceptación, los anticipos y la factura definitiva; así podrás reconstruir el recorrido sin tratar la proforma como prueba de pago.
Yo prefiero que el documento deje muy visible su carácter provisional y que cada cobro tenga su factura correspondiente. Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico; consulta con una persona profesional antes de decidir cómo documentar una operación con circunstancias especiales.