Si tu negocio factura a otra empresa en España, el cambio ya tiene calendario y conviene revisar si el programa actual podrá intercambiar facturas estructuradas. La factura electrónica B2B será obligatoria por fases, aunque el plazo depende del volumen de operaciones y algunas facturas quedan fuera.
La obligación ya tiene fechas, pero afecta a cada negocio en momentos distintos
- Ámbito: operaciones entre empresas y profesionales establecidas en España.
- Formato: un PDF enviado por correo no equivale por sí solo a una factura electrónica estructurada.
- Calendario: el plazo cambia según el volumen de operaciones del año anterior.
- Excepción: algunas facturas simplificadas quedan excluidas, con condiciones.
El 6 de octubre de 2026 arrancó el calendario, no la obligación para todos
Una fecha de entrada en vigor puede sonar a “hay que cambiarlo todo ya”, pero aquí el efecto es más gradual. La Orden HAC/1028/2026 activó el cómputo de los plazos: las empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones deberán emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2027; para el resto, la fecha es el 6 de octubre de 2028.
El umbral se calcula con el volumen de operaciones del año natural inmediato anterior, según el criterio del IVA. Por eso, una empresa que supere los 8 millones en un ejercicio puede entrar en el grupo adelantado al año siguiente. La fecha de implantación depende de ese dato fiscal, no del tamaño que parezca tener el negocio.
Durante los primeros doce meses de obligación, las empresas del tramo superior deberán acompañar la factura electrónica con un PDF legible, salvo que la otra parte acepte expresamente el formato original. Ese PDF facilita la lectura, pero la factura válida sigue siendo el archivo estructurado.
Una factura electrónica estructurada no es un PDF adjunto
Si el cliente recibe un PDF que se puede abrir e imprimir, la factura puede seguir sin ser electrónica en el sentido exigido por esta norma. La diferencia está en los datos organizados para que los sistemas puedan procesarlos e intercambiarlos, no en que el documento llegue por correo.
El Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 definen el sistema de intercambio y la solución pública de la Agencia Tributaria. Para facturas emitidas o interconectadas mediante esa solución, la orden fija el modelo semántico EN 16931 y la sintaxis UBL. Si trabajas con una plataforma privada, pide al proveedor que confirme cómo cumple los requisitos de interoperabilidad y cómo remite la copia fiel a la solución pública.
La solución pública puede servir para emitir o interconectar facturas; también pueden intervenir plataformas privadas. En este último caso, no basta con que el programa exporte un archivo que parezca correcto: debe poder enviarse y superar las validaciones técnicas. Yo priorizaría comprobar la exportación, recepción y gestión de errores antes de comparar el diseño de las plantillas.
El calendario también cambia cuándo debes informar sobre pagos
La obligación afecta al circuito de cobro: quien recibe la factura debe comunicar su aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo. Según el calendario de implantación de la Agencia Tributaria, esa comunicación se exigirá desde el 6 de octubre de 2027 a las empresas del tramo superior; desde el 6 de octubre de 2028, a las personas jurídicas restantes; y desde el 6 de octubre de 2029, a las personas físicas y entidades en atribución de rentas restantes.
El Real Decreto 238/2026 fija un máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se comunica. El programa de facturación debe poder registrar el rechazo, el pago y sus fechas; si el negocio recibe facturas pero nadie se ocupa de actualizar esos estados, el flujo quedará incompleto.
| Situación | Qué puede significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| Tu cliente es una persona consumidora | La obligación B2B no se aplica a esa operación. | Continúa aplicando las reglas de facturación que correspondan a la venta. |
| La operación se documenta con factura simplificada ordinaria | Puede quedar excluida de la emisión electrónica B2B. | Comprueba que no sea una factura simplificada cualificada, que sí tiene un tratamiento distinto. |
| La Administración rechaza la copia fiel enviada por tu sistema | Puede haber un error de sintaxis, semántica o contenido en la copia. | Lee el motivo de rechazo y corrige el envío; si el error está en la factura original, emite una factura correcta y remite su copia. |
| La factura estructurada fue aceptada, pero el cliente no ha pagado | Aceptación comercial y pago son estados distintos. | Registra el impago y conserva la fecha de vencimiento para el seguimiento del cobro. |
El umbral de 8 millones puede adelantar un año tu preparación
Imagina una sociedad que supera el umbral de volumen de operaciones durante un año natural. Aunque su equipo piense que la fecha general para pymes le da más margen, entrará en el primer tramo y deberá estar lista para emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2027. Si no supera el umbral, su fecha de obligación será el 6 de octubre de 2028.
La diferencia práctica es de un año y puede afectar a la renovación de software, la configuración de clientes y proveedores y la formación de quien contabiliza facturas. Revisa el dato fiscal con la asesoría y pide al proveedor del sistema una confirmación escrita de compatibilidad; no decidas el calendario solo por la plantilla o la forma jurídica.
Hay otra confusión habitual: asociar esta obligación con VeriFactu. Son marcos diferentes. La factura electrónica B2B regula cómo se emiten, reciben e intercambian facturas entre empresas y profesionales; los requisitos de los sistemas informáticos de facturación buscan asegurar la integridad y trazabilidad de los registros. Un programa puede tener que atender ambos marcos, pero cumplir uno no demuestra automáticamente que cumpla el otro.
Prepara el flujo completo antes de cambiar de programa
El coste de transición no está solo en contratar una plataforma. También puede surgir al corregir datos maestros, pedir a proveedores que actualicen sus sistemas y enseñar al equipo a gestionar rechazos y pagos desde el mismo circuito.
Antes de contratar, prueba con tu proveedor cómo se reciben las facturas, cómo se notifica un error y qué comprobante queda tras cada envío. Si una copia fiel enviada a la solución pública es rechazada, la factura original puede conservar su validez, pero habrá que corregir la causa del rechazo; cuando el problema esté en la factura original, el sistema debe permitir emitir la correcta y remitir su copia.
Las operaciones B2C y ciertas facturas simplificadas tienen particularidades, así que no conviene extrapolar la regla B2B a cada ticket o venta. Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento legal, fiscal o contable; consulta con una asesoría antes de tomar decisiones que afecten a tus obligaciones o al calendario de tu empresa.