Un cliente te pide un documento antes de transferir la señal y tienes dos opciones con nombres parecidos: un presupuesto o una factura proforma. La diferencia habitual está en el momento: el presupuesto plantea una oferta y la proforma anticipa las condiciones de una operación más definida, aunque ninguna sustituye a la factura si ya has cobrado un anticipo sujeto a IVA.
Elige el documento según el punto en que está la operación
- Presupuesto: sirve para proponer precio, alcance y condiciones antes de que el cliente acepte.
- Proforma: presenta el detalle previsto de una operación acordada o avanzada.
- Aceptación: el título del documento no decide por sí solo si existe un acuerdo; importan las condiciones y el consentimiento.
- Anticipo cobrado: si la operación está sujeta a IVA, emite la factura correspondiente al importe recibido.
El presupuesto abre la oferta y la proforma concreta una operación avanzada
Si todavía se están negociando materiales, entregables o plazos, empieza con un presupuesto. Deja por escrito qué incluye el encargo, qué queda fuera, cuánto cuesta y durante cuánto tiempo mantienes esas condiciones. Así el cliente puede comparar y decidir con algo más útil que una cifra suelta.
La factura proforma suele aparecer después, cuando el cliente ya está cerca de confirmar el encargo o necesita un documento detallado para tramitar una transferencia, una aprobación interna o una operación comercial. Aunque se parezca a una factura, es informativa: no sirve por sí sola para deducir el IVA ni reemplaza la factura definitiva.
| Situación | Documento que encaja | Qué conviene dejar claro |
|---|---|---|
| El cliente aún compara soluciones o negocia el alcance | Presupuesto | Trabajos incluidos, exclusiones, precio, validez y forma de aceptación |
| Las condiciones están prácticamente acordadas y hace falta anticipar el importe | Proforma | Que es proforma, los conceptos y las condiciones previstas de pago |
| Ya se ha recibido dinero antes de entregar el bien o terminar el servicio | Factura de anticipo, si corresponde | El importe efectivamente cobrado y su relación con el encargo |
Mi criterio es sencillo: usa el presupuesto para cerrar el alcance y la proforma para comunicar un importe ya perfilado. Si envías una proforma demasiado pronto, el formato puede dar una sensación de cierre que todavía no existe.
Un presupuesto aceptado puede obligar aunque no se llame contrato
Se repite que un presupuesto carece de valor jurídico y que la proforma tiene más fuerza por parecer una factura. El nombre no resuelve la cuestión. El Código Civil establece que el consentimiento puede formarse cuando coinciden una oferta y su aceptación; por eso, un presupuesto claro que el cliente acepta por correo puede servir para acreditar las condiciones pactadas.
Lo mismo exige cautela con una proforma: enviarla no demuestra automáticamente que el cliente aceptó, que el servicio se prestó o que el dinero se pagó. Conserva el documento enviado y la respuesta de aceptación, y especifica qué ocurre si cambia el alcance. Un “adelante” ambiguo deja más espacio a una discusión que una aceptación vinculada a una versión concreta del presupuesto.
Si cobras 300 € de un encargo de 1.000 €, documenta el anticipo
Imagina un servicio de diseño presupuestado en 1.000 €. El cliente acepta por correo, recibe una proforma y transfiere 300 € para reservar el trabajo. Desde ese momento ya hay un pago efectivo: si la operación está sujeta a IVA, la proforma no sustituye a la factura correspondiente al anticipo.
La Ley del IVA vincula el devengo de las operaciones con pagos anticipados al momento del cobro, por el importe recibido; el Reglamento de facturación fija cuándo debe expedirse la factura. Para un cliente empresario o profesional que actúa como tal, debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Si el destinatario es un particular, el plazo general es el momento de realizarse la operación. La aplicación concreta puede variar si la operación está exenta, se localiza fuera del territorio de aplicación del impuesto o entra en una regla especial.
Para evitar que el cobro quede perdido entre documentos, conserva la aceptación, la proforma, el justificante de transferencia y la factura del anticipo en el mismo expediente. Cuando entregues el trabajo, la factura final debe reflejar el anticipo ya facturado y el importe pendiente, sin volver a cobrarlo como si no hubiera existido.
Una proforma no acredita el pago ni permite deducir el IVA
El aspecto del PDF puede engañar: una proforma puede mostrar datos del cliente, conceptos, impuestos estimados y un total, pero eso no convierte el documento en una factura fiscal ni en un recibo bancario. Para acreditar el pago, guarda el justificante de la transferencia; para contabilizar la operación o deducir el impuesto, solicita la factura que corresponda.
| Lo que ocurre | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| El cliente pide precio antes de aceptar el alcance | La operación sigue en fase de oferta | Envía un presupuesto con conceptos, exclusiones y validez |
| El cliente acepta, pero necesita tramitar el importe antes de pagar | La proforma puede anticipar las condiciones | Identifícala claramente como proforma y conserva la aceptación |
| El banco muestra una transferencia y solo existe una proforma | Hay un pago, pero la proforma no lo acredita fiscalmente | Guarda el justificante y emite la factura de anticipo cuando proceda |
| El cliente quiere deducir el IVA de una proforma | El documento no reemplaza la factura válida | Solicita la factura correspondiente antes de tratarla como factura recibida |
En la práctica, la confusión suele aparecer cuando un documento sirve a la vez para explicar el precio y pedir una transferencia. Separar oferta, aceptación, pago y factura deja una pista documental más limpia y ayuda a resolver discrepancias sin depender de la memoria de nadie.
Antes de enviar el documento, comprueba qué decisión falta
Si el cliente aún puede cambiar qué compra, prepara un presupuesto. Si ya ha aceptado las condiciones y necesita ver el importe previsto, emite una proforma. Si el dinero ya ha llegado, revisa si corresponde facturar el anticipo: el paso que activa la obligación puede ser el cobro, no la entrega final.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico. Si tienes dudas sobre una operación internacional, exenta o con una forma de pago distinta, consulta con una asesoría antes de emitir la factura.